Quy Chế Hoạt Động Của Ban Kiểm Soát Tại OKVIP Chính Xác Nhất

Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát được biết đến với chức năng cơ quan “tư pháp” có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra Hội đồng quản trị. Đối với mô hình Tập đoàn việc thành lập phòng ban này vô cùng cần thiết, bắt buộc đáp ứng đầy đủ về tính pháp lý. Cùng tìm hiểu nhé.

Như thế nào là quy chế hoạt động của Ban kiểm soát chuẩn?

Ban kiểm soát được biết đến là bộ phận hoạt động quan trọng trong cơ cấu quản lý công ty. Đây là phòng ban được thành lập bởi cơ quan đại diện chủ sở hữu với mục đích kiểm tra tính pháp lý, hợp pháp trong điều hành. Đồng thời chấp hành theo đúng luật lệ, pháp luật cũng như quy định của đơn vị.

Về cơ bản có thể hiểu chức năng của Ban kiểm soát chính là kiểm tra, giám sát hoạt động của Liên minh. Số lượng thành viên, chế độ làm việc, quyền và nghĩa vụ liên quan cũng được thực hiện theo đúng điều lệ công ty đặt ra. Cơ cấu bao gồm trưởng ban, thành viên chuyên trách, thành viên kiểm soát không chuyên trách. 

Nhiệm vụ trong quy chế hoạt động của ban kiểm soát OKVIP

Ban kiểm soát công ty có nhiệm vụ kiểm tra cũng như báo cáo tình hình tại cơ quan đại diện về tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính hoạt động trong suốt thời gian một năm.

Bên cạnh đó quy chế hoạt động của Ban kiểm soát còn có những biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu quản lý, điều hành công việc. Để thực hiện được nhiệm vụ, phòng ban có quyền hành yêu cầu cơ quan điều hành thực hiện cung cấp những thông tin liên quan đến hoạt động công ty.

Thành phần quy chế hoạt động của Ban kiểm soát 

Theo quy định Luật doanh nghiệp 2014 quy chế hoạt động của Ban kiểm soát công ty có từ 3-5 thành viên. Trong đó có tối thiểu một người có chuyên môn nghiệp vụ kế toán. Đồng thời bầu ra một cổ đông chính thức trong công ty giữ vị trí trưởng ban.

Đồng thời thành viên trong hội động không được sử dụng giám đốc, kế toán trưởng, thành viên hội đồng quản trị,…. Cũng theo Luật doanh nghiệp công ty lớn hơn 11 cổ đông có cổ phần trên 50% bắt buộc phải thành lập phòng ban liên quan. 

Điều kiện trong quy chế hoạt động của Ban kiểm soát 

Theo quy định Luật doanh nghiệp phải có hơn một nửa thành viên trong bộ phận phải có các chứng chỉ hoạt động theo quy định. Đồng thời thực hiện, đáp ứng theo điều kiện, tiêu chuẩn như sau:

• Thành viên có năng lực dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng cấm quản lý, thành lập doanh nghiệp theo quy định.
• Thành viên phải đảm bảo có địa chỉ thường trú tại Việt Nam đảm bảo đáp ứng quy định trong Luật doanh nghiệp hiện hành. 
• Không giữ chức vụ quản lý công ty ngoại trừ cổ đông, người lao động theo điều lệ công ty quy định.
• Tuyệt đối không phải là chồng, vợ, bố mẹ đẻ, con đẻ, anh em ruột của thành viên như Tổng giám đốc, hội đồng quản trị. Các tiêu chuẩn, điều kiện khác theo quy định của điều lệ pháp luật, doanh nghiệp.
• Kiểm soát viên công ty niêm yết nắm giữ 50% vốn điều lệ là kiểm toán, kế toán viên.

Để trở thành thành viên trong quy chế hoạt động của Ban kiểm soát OKVIP phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện nêu trên. Bên cạnh đó thực hiện chính xác nhiệm vụ, vai trò trong điều hành, quản lý chính xác nhất.

Vai trò trong quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

Trong công ty mỗi phòng ban sẽ đi kèm với những vai trò điều hành, chỉ đạo khác nhau. Trong đó nhiệm vụ của Ban kiểm soát chính là giám sát, kiểm tra tất cả mọi hoạt động của Đại hội cổ đông, quản trị. Mục đích của việc làm này chính là đảm bảo lợi ích, tính minh bạch của toàn bộ công ty, cổ đông.

Có nhiều nguyên nhân hình thành Ban kiểm soát tùy thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ. Theo điều 37 Luật doanh nghiệp năm 2020 công ty có trên 11 cổ đông là tổ chức, cá nhân lớn hơn 50% cổ phần sẽ bắt buộc phải thành lập phòng ban này.

Với tất cả các chức năng được quy định, điều lệ Ban kiểm soát thực hiện công việc giám sát những thành viên trong quản lý, điều hành công ty. Đồng thời kiểm tra tính trung thực, hợp pháp, mức độ cẩn trọng trong điều hành, tổ chức công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, đánh giá kết quả,…. 

Mô hình thành lập Ban kiểm soát bao gồm những quy chế nào? 

Theo quy định cơ cấu tổ chức quản lý công ty đối với một số mô hình bắt buộc phải thành lập quy chế hoạt động của Ban kiểm soát. Theo đó Liên minh OKVIP đã được áp dụng theo cơ chế dưới đây:

Mô hình đơn hội đồng

Cơ cấu tổ chức công ty gồm có đại hội cổ động, Ban kiểm soát, hội đồng quản trị, tổng giám đốc. Trường hợp này công ty bắt buộc phải có Ban kiểm soát với quy mô như sau:

• Công ty có tối thiểu 11 cổ đông hoặc cổ đông là các tổ chức có 50% cổ phần chắc chắn trong cơ cấu phải thành lập phòng ban.
• Công ty dưới 11 cổ đông hoặc tổ chức sở hữu 50% cổ phần trong cơ cấu không yêu cầu thành lập. Có hay không xuất phát từ nhu cầu của người điều hành. 

Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát mô hình đa hội đồng

Cơ cấu tổ chức bao gồm đại hội cổ đông, HĐQT, Tổng giám đốc không cần có phòng Ban kiểm soát. Trường hợp công ty lựa chọn mô hình này quan tâm đến số lượng cổ đông và mức cổ phần không liên quan đến việc thành lập bộ phận. 

Tuy nhiên trong trường hợp tối thiểu 20% thành viên trong HĐQT độc lập phải có Ban kiểm soát nội bộ trong HĐQT. Các thành viên này thực hiện tổ chức, giám sát thực hiện kiểm soát trong quản lý điều hành mọi hoạt động của đơn vị. 

Như vậy có thể khẳng định không phải bất kỳ trường hợp nào trong công ty cũng yêu cầu thành lập quy chế hoạt động của Ban kiểm soát. Đơn vị chỉ cần thành lập phòng ban khi lựa chọn cơ cấu tổ chức đơn hội đồng từ 11 cổ đông trở lên đồng thời cổ đông là tổ chức có 50% cổ phần trở lên. 

Công việc liên quan của thành viên Ban kiểm soát

Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát cần thực hiện những công việc liên quan tại hệ thống công ty. Mỗi công việc đều đảm bảo về tính minh bạch cũng như thực hiện theo đúng Luật doanh nghiệp đưa ra. Cụ thể:

• Trưởng ban kiểm soát làm việc chuyên trách, xây dựng kế hoạch công tác, phân bổ nhiệm vụ cho từng đối tượng trong phòng ban.
• Họp định kỳ 1 tháng 1 lần hoặc bất thường nhằm đánh giá, rà soát, thông báo kết quả thông qua kế hoạch hoạt động kế tiếp. Quyết định của phòng ban được thông qua theo nguyên tắc lấy đa số cũng như ý kiến được ghi chép với mục đích báo cáo tới cơ quan đại diện công ty. 
• Đối với kiểm soát viên không thuộc trưởng BKS có quyền tham gia tối đa 4 tổ chức nhà nước nhưng phải được thông qua bằng văn bản của công ty đại diện. 
• Kiểm soát viên chủ động, độc lập thực hiện những công việc được đề ra.
• Kiến nghị, đề xuất thực hiện công việc, nhiệm vụ kiểm soát khác liên quan.

Trình tự thành lập quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

Quy định thành lập ban kiểm soát được thực hiện theo đúng quy trình đặt ra. Trong một số trường hợp cần đảm bảo tất cả những vấn đề liên quan. Cụ thể:

• Bước 1: Họp hội đồng cổ đông theo điều khoản từ Luật doanh nghiệp việc bầu bãi nhiệm kiểm soát viên được thông qua quyết định cuộc họp đại hội cổ đông. 
• Bước 2: Điều kiện thông qua quyết định thành viên có số cổ đông lớn hơn 50% tổng số phiếu tán thành.
• Bước 3: Bầu trưởng ban kiểm soát thông qua cơ chế bãi nhiệm, miễn nhiệm nguyên tắc đa số. 

Quyền, nghĩa vụ trong quy chế hoạt động của ban kiểm soát do Điều lệ công ty OKVIP quy định. Phòng ban phải có hơn nửa số thành viên thường trú tại Việt Nam. Đồng thời sở hữu bằng tốt nghiệp đại học các chuyên ngành như Tài chính, kinh tế, luật, kế toán, quản trị kinh doanh,… 

Trách nhiệm trong quy chế hoạt động của Ban kiểm soát 

Ban kiểm soát có nhiệm vụ thực hiện theo quy chế của công ty về kiểm tra tính hợp pháp, trung thực cũng như mức độ cẩn trọng trong quản lý. Đồng thời phòng ban điều hành hoạt động tổ chức kế toán, thống kê, lập báo cáo tài chính.

Bên cạnh đó bộ phận còn thực hiện báo cáo đánh giá công tác quản lý HĐQT lên đại hội cổ đông trong các cuộc họp thường niên. Trong các trường hợp có yêu cầu từ nhóm cổ đông, các thành viên cũng phải thực hiện kiểm tra trong thời hạn làm việc tính từ ngày được gửi yêu cầu.

Trong thời hạn 15 ngày tính từ ngày kết thúc, phòng ban cần báo cáo giải trình các vấn đề được yêu cầu kiểm tra gửi tối nhóm cổ động, hội đồng quản trị. Song song với đó bộ phận cần kiến nghị đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị các biện pháp cải tiến, sửa đổi cơ cấu tổ chức điều hành, quản lý hoạt động của đơn vị.

Trong trường hợp phát hiện thành viên trong ĐHĐCĐ, HĐQT vi phạm nghĩa vụ quản lý cần có thông báo ngay. Văn bản yêu cầu người vi phạm phải chấm dứt hành vi đồng thời đưa ra được giải pháp khắc phục hậu quả tốt nhất. 

Vị trí trong quy chế hoạt động của Ban kiểm soát tại OKVIP

Theo quy chế hoạt động của ban kiếm soát tại OKVIP được ban hành mới nhất vị trí phòng ban khá cao, tương đối độc lập. Trong mô hình phòng ban có thể ngang cấp với hội động quản trị cũng như vị trí lớn hơn ban giám đốc. Tuy nhiên thực tế ban kiểm soát cũng còn khá nhiều khó khăn để sở hữu được vị trí ngang bằng so với Ban giám đốc công ty. 

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này xuất phát từ nhiều lý do khác nhau chủ yếu do thành viên thường nắm giữ số lượng ít cổ phiếu công ty. Họ hiếm khi là đại cổ đông hoạt động với cương vị thành viên trong HĐQT hay đại hội đồng cổ đông. 

Kết luận

Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát công ty OKVIP được thực hiện theo cơ chế, quyền hạn, điều kiện riêng biệt. Tất cả những quy định trong nhiệm vụ, vai trò của phòng ban ảnh hưởng trực tiếp đến điều hành, phát triển công ty. Đồng thời hướng đến đơn vị minh bạch, thực hiện đúng theo Luật doanh nghiệp hiện hành.